Gebruik Persoonsgegevens Kids

Welkom! Goed dat je ons Gebruik Persoonsgegevens voor Kids (privacystatement) leest, dat betekent namelijk dat jij privacy net zo belangrijk vindt als wij. Wij hebben met veel aandacht dit privacystatement voor je opgesteld zodat voor jou duidelijk is wat er met je gegevens gebeurt als je meedoet aan de Kinderpostzegelactie of contact met ons opneemt.

Wie zijn wij?

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Stichting Kinderpostzegels Nederland
Schipholweg 97
2316 XA Leiden

Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41167934
Je kan ons bellen op: 071 525 98 25
Of een email sturen naar: [email protected]
Je kan ons zelfs faxen op nummer: (071) 513 01 47
ANBI / RSIN / Fiscaalnummer: 0096.52.668

Wij zijn de stichting die ieder jaar de Kinderpostzegelactie organiseert. 

Wie ben jij?

We hopen dat je dit privacy statement leest omdat je gaat inloggen op ons online actieplatform van de Kinderpostzegelactie: www.actiekpz.nl.

Als dit zo is, dan gaat dit privacy statement over jouw persoonsgegevens. Voor het gemak gebruiken we het woord “gegevens” als we het over jouw persoonsgegevens hebben. Volgens de wet heet jij in deze situatie een “betrokkene”.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn stukjes informatie waardoor andere mensen kunnen zien of begrijpen dat het over jou gaat. Bijvoorbeeld als je een voornaam en achternaam invult op een website-formulier, dan begrijpt de persoon die dit formulier ontvangt en leest dat jij het formulier hebt ingevuld. Als jij bijvoorbeeld alleen je huisnummer en de straat waarin je woont invult en daarbij je leeftijd, dan is het nog steeds mogelijk voor de ontvanger van het formulier om te begrijpen dat jij het bent. Hoe dan? Omdat het niet zo moeilijk is om erachter te komen dat jij het enige kind van die leeftijd bent die in jouw huis woont. Als je geen tweeling bent natuurlijk.

Alle informatie die over jou gaat, wordt in de wet beschermd. Deze bescherming is bedoeld om te voorkomen dat er misbruik wordt gemaakt van informatie over jou, om te voorkomen dat iemand anders net gaat doen alsof hij jou is en om te zorgen dat anderen eerlijk met je omgaan.

Als je meedoet aan de Kinderpostzegelactie of contact met ons opneemt, krijgen wij informatie over jou. In dit privacystatement leggen we je uit welke informatie dit is en wat we er mee doen.

Belangrijke informatie voordat je inlogt op www.actiekpz.nl

Jij wilt inloggen op www.actiekpz.nl omdat je ons gaat helpen bij de Kinderpostzegelactie. Daar zijn we erg blij mee!

Wij vragen namelijk elk jaar aan 7de en 8ste groepers en soms 6e groepers, of kinderen in de bovenbouw om ons te helpen. Dit betekent automatisch dat je nog geen 16 jaar bent. Volgens de wet die jouw gegevens beschermt, moeten we van je wettelijke vertegenwoordigers (degene die voor je zorgen) toestemming krijgen voordat we gegevens over jou gebruiken.

Vanwege de Covid-19 regels werkt de Kinderpostzegelactie dit jaar anders dan in andere jaren. We gaan werken met een videofilmpje waarin jij de hoofdrol speelt. Hiervoor vragen we dus eerst toestemming aan je wettelijke vertegenwoordiger(s), dat zijn je ouders of verzorgers. Dat gaat als volgt.

Je hebt van school een brief meegekregen waarin wij aan je wettelijk vertegenwoordiger(s) (je ouders of verzorgers) uitleggen dat in 2020 de Kinderpostzegelactie anders wordt georganiseerd. Ook wij willen graag dat jij en de bestellers rekening kunnen houden met de Covid-19 regels. We werken dit jaar daarom niet met de bestelapp, maar met een videofilmpje en papieren bestelformulieren die anders zijn dan voorgaande jaren.

In die brief is uitgelegd dat jij na het inloggen op www.actiekpz.nl de mogelijkheid krijgt om het emailadres van je wettelijk vertegenwoordiger(s) in te vullen. Wij gebruiken dit emailadres om toestemming aan je wettelijk vertegenwoordiger(s) te vragen voor het uploaden van een videofilmpje waarin jij net doet alsof je aanbelt bij iemand en vraagt of deze persoon een bestelling wil plaatsen voor de Kinderpostzegelactie. Je kan ook nog een tweede videofilmpje uploaden en daarin bedank je de besteller voor de geplaatste bestelling. Het e-mailadres van je wettelijke vertegenwoordiger(s) wordt op 5 oktober verwijderd uit ons systeem.

Als  de toestemming is geven, dan kan jij je videofilmpjes uploaden (hoe dit werkt legt Dylan allemaal uit hoor in een video die staat op www.actiekpz.nl!). Wij bewerken de videofilmpjes door bij de eerste een virtuele deurbel te plakken en door je bedankvideo extra feestelijk te maken. Vervolgens vragen we je wettelijk vertegenwoordiger(s) nogmaals om toestemming om de videofilmpjes zoals wij die samen hebben gemaakt ook te mogen gebruiken. Je wettelijk vertegenwoordiger(s) krijgen dus de videofilmpjes te zien! Als ook de tweede toestemming is gegeven, dan kan je aan de slag.

We hopen dus dat je de brief hebt laten lezen en dat je toestemming hebt om met videofilmpjes mee te doen. Als dit nog niet het geval is, praat dan met je wettelijke vertegenwoordiger(s) over je wens om met de videofilmpjes mee te doen. Als iemand nog vragen heeft dan kunnen ze ons bellen of mailen, onze gegevens staan hierboven.

Als wij geen toestemming krijgen om jouw videofilmpjes te laten uploaden, dan is dat geen probleem, want dan zullen we deze verwijderen en tonen we een standaard filmpje die Dylan gemaakt heeft.

Natuurlijk kan je ook altijd helpen met het langs de deuren gaan met de papieren bestelformulieren.

Welke gegevens verzamelen wij?

Als je inlogt op www.actiekpz.nl dan verzamelen wij gegevens over je. Niet alle gegevens zijn persoonsgegevens, maar we vinden het belangrijk dat je begrijpt welke gegevens wij als verzameling van jou kunnen hebben.

Na het invoeren van je unieke code, vragen we je een nickname in te vullen, een soort bijnaam. Het hoeft dus niet je echte naam te zijn. Deze naam slaan we op zodat je leerkracht kan volgen wat er in jouw groep verkocht wordt en eventueel kan handelen als hij of zij denkt dat er iets fout gaat. Kinderpostzegels doet verder niets met jouw nickname. We weten door het gebruik van de unieke code en nickname ook niet dat jij het bent.

Hieronder geven we een overzicht van welke gegevens we verzamelen.

Wij vragen je om bepaalde gegevens in te vullen. Al deze gegevens zijn nodig om in te loggen op www.actiekpz.nl. Je computer, tablet of mobiele toestel kan ook zelf gegevens met ons uitwisselen. Via je browserinstellingen of je instellingen op je mobiele toestel (je telefoon of tablet) kan je zelf bepalen welke gegevens met ons worden gedeeld.

Hier volgt een overzicht van de gegevens die we van je verzamelen:

1. Als je inlogt op www.actiekpz.nl doe je dat met

- Plaats van je school;
- De naam van je school;
- De naam van je groep;
- Je code, dat is de unieke code die je in de klas hebt gekregen;

Als je iemand via je eigen Mijn Kinderpostzegelactie op www.actiekpz.nl uitnodigt om bij jou een bestelling te doen, vul je je eigen naam in en het e-mailadres van degene die je vraagt om bij jou te komen shoppen. Wij bewaren het emailadres van degene die je een berichtje stuurt op dat moment niet. Wel doen we dat op het moment dat die persoon een bestelling doet webshop. Met jouw mail wordt jouw unieke code meegestuurd, zodat wanneer er via dat linkje bij jou wordt besteld via de webshop, dit ook bij jouw opbrengst erbij opgeteld wordt. Dat zie je dan ook verschijnen in je eigen Mijn Kinderpostzegelactie op www.actiekpz.nl

Wij weten al hoeveel kinderen er in een groep van een bepaalde school zitten. Dat heeft je school namelijk aan ons doorgegeven. Wij maken per groep voor ieder kind een unieke code aan, maar wij weten niet wie jij bent. Deze codes zetten we in ons systeem en zo komen de gegevens die jijzelf ingeeft er automatisch bij. Zoals je hierna zult lezen, kunnen we zo berekenen welke groep bijvoorbeeld een schoolreisje heeft gewonnen.

Bij ons in de database zien wij je school, groepsnaam, je unieke code, je nickname en het aantal bestellingen + bijbehorend bedrag.

2. Als jij voor het eerst komt op www.actiekpz.nl en daar ook inlogt bewaren wij de gegevens waarmee je inlogt.

Dit zijn cookies die we onthouden. We bewaren dus de plaats van de school, de naam van de school, de naam van de groep, je persoonlijke code en je nickname in. Als je dan later terug komt op diezelfde computer, telefoon, laptop of tablet  dan hoef je dat niet meer in te typen. Als je op een ander apparaat voor het eerst inlogt moet je die gegevens wel weer allemaal opnieuw intypen.

3. Als je videofilmpjes upload

Dit kan alleen als je bent ingelogd met je unieke code op www.actiekpz.nl. Die gegevens hebben we dan van je. Daarbij komen dan de gegevens van je nickname en de gegevens in de videofilmpjes die je upload. We ontvangen dan van jou:
- Beeldmateriaal waarop jij staat;
- Geluidmateriaal van jou;

Dit betekent dat als jij je voorstelt in een videofilmpje wij dus ook je naam weten en alle andere informatie die je over jezelf vertelt.

4. Als je ons mailt, belt, schrijft of faxt

Dan weten we de gegevens die je ons dan geeft zoals bijvoorbeeld je naam en de naam van je school.

5. Als er bestellingen worden geplaatst

Als er bestellingen worden geplaatst dan wordt dit zichtbaar voor jou, en daarmee ook voor ons. Je krijgt een overzicht waarop staat wie er een bestelling heeft geplaatst en voor welk bedrag. Deze gegevens blijven staan zolang wij die nodig hebben voor het verwerken van de bestellingen. Daarna halen we die gegevens er af.

Wat doen wij met je gegevens?

We verzamelen je gegevens niet zomaar. We verzamelen de gegevens om er het volgende mee te doen:

1. Ervoor te zorgen dat jij www.actiekpz.nl en alle functies kunt gebruiken.

2. Voor verschillende functies op de website is het nodig om gegevens te bewaren, bijvoorbeeld voor het bijhouden van jouw verkopen.

3. Ervoor te zorgen dat op jouw mobiele toestel, tablet of computer ook jouw gegevens zichtbaar zijn en blijven. Als je opnieuw de website opent, dan is het natuurlijk fijn als je niet nog een keer je gegevens moet invullen. Ook is het fijn dat we alle bestellingen die jij voor ons hebt opgenomen bij elkaar optellen en dat we hebben onthouden welke antwoorden je hebt gegeven in het spel, ook al is je batterij leeg geweest. Daarom bewaren wij je gegevens.

4. Om analyses uit te voeren op het gebruik van de website om meer inzicht te krijgen in de werking. We zijn natuurlijk onwijs nieuwsgierig of je de website www.actiekpz.nl met onder andere de filmpjes van Dylan en je eigen Mijn Kinderpostzegelactie leuk vindt. Daarom gebruiken we je gegevens en kunnen wij via een programma met de naam Google Analytics, zien hoe vaak de website wordt gebruikt, op welke tijdstippen, op welke locaties en hoe lang.
Klik hier voor meer informatie over Google Analytics.

5. Om te bepalen of jouw groep een prijs heeft gewonnen. De groep met het hoogste gemiddelde aantal digitale bestellingen per kind wint een te gekke prijs. Dit betekent natuurlijk wel dat we alle bestellingen moeten tellen en moeten weten hoe je groep heet en hoeveel kinderen er in die groep zijn. Daarom verzamelen we deze gegevens.

Heb je vragen of opmerkingen over ons gebruik van je gegevens?

Dit privacystatement gaat nog steeds over jouw gegevens. Jij hebt daarom zelf invloed op wat wij met je gegevens mogen doen. Je hebt een recht van inzage, rectificatie, wissing, beperking van ons gebruik van je gegevens, je kunt in sommige gevallen bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens en je hebt het recht op overdraagbaarheid van je gegevens.

Je kan ervanuit gaan dat wij direct over jou geen gegevens hebben. We hebben namelijk alleen tijdelijk je nickname in ons systeem staan en je unieke code die je via je leerkracht van ons hebt gekregen. Maar dit nummer wordt elk jaar weer opnieuw gebruikt voor de volgende kinderen die meedoen met de Kinderpostzegelactie. Het is dus voor ons binnen ons computersysteem onmogelijk, om erachter te komen welke gegevens over jou als persoon gaan, als je ook een goede nickname hebt gebruikt. Wij weten ook niet welke unieke code jij hebt. Dat weten alleen jij en jouw leerkracht.

Omdat wij dus geen persoonsgegevens van jou opslaan waardoor wij weten dat het over jou gaat, heeft het dus ook geen zin als je een beroep doet op jouw recht van inzage, rectificatie, wissing, beperking van gebruik of overdraagbaarheid van jouw gegevens. Toch moeten wij je volgens de wet op die rechten wijzen, daarom het volgende:

Je mag ons wel vragen (zie hierboven voor onze contactgegevens) welke persoonsgegevens we van je verwerken. Binnen de spelregels van de wet geven wij je hier een antwoord op. Je hebt ook een recht van correctie of verwijdering van je gegevens. Dit kan je voor een groot deel zelf beheren via je profiel en instellingen van je browser of mobiele toestel. Als wij je toestemming hebben gevraagd om gegevens van je te gebruiken, dan kan je deze toestemming altijd intrekken. Dit heeft geen invloed op het gebruik van je gegevens voor het moment van intrekking van je toestemming.

Je hebt ook een recht van verzet tegen het gebruik van je gegevens voor direct marketingdoeleinden. Al zullen we dat met jou niet doen. Ook kan je vragen of wij je gegevens in een machine leesbaar en interoperabel formaat aan jou of een andere partij geven. Bijvoorbeeld omdat je je gegevens wilt meenemen. We kunnen zelf ook niet bedenken hoe dat werkt en waarom je dat zou vragen. Maar goed, het staat in de wet, dus we vertellen het aan je en we zullen dit verzoek serieus behandelen. We horen graag van je als je bepaalde rechten wilt uitoefenen. Je kan ons op de hierboven gemelde contactgegevens bereiken. Mocht je het idee hebben dat we niet rechtmatig omgaan met je gegevens dan kun je contact met ons opnemen, of als dat niet helpt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Delen wij je gegevens met anderen?

Ja, we delen je gegevens. Deze website hebben we niet zelf ontwikkeld. Zo technisch zijn we nou ook weer niet. Ook het beheer en de ondersteuning van deze website doen wij niet zelf. We worden hierbij geholpen door bedrijven die daardoor automatisch, en alleen met dat doel, ook jouw gegevens verwerken. Deze bedrijven zijn onder andere de bouwer van de website en het bedrijf dat jouw persoonlijke video tijdelijk bewaart. Deze ICT-bedrijven en andere aanbieders van ICT-oplossingen zorgen ervoor dat onze website snel en veilig gebruikt kan worden door grote aantallen bezoekers tegelijkertijd. De bedrijven die ons hierbij helpen, werken op onze instructie. Wij hebben met deze bedrijven verwerkersovereenkomsten gesloten. Als de aanbieders van ICT-oplossingen ons helpen via het gebruik van cookies die op jouw computer worden opgeslagen, dan zijn deze zo ingeregeld dat ze of gelijk verdwijnen zodra je uitlogt of alleen anonieme gegevens gebruiken.

Uitsluitend indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, worden je persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, andere partijen of personen of autoriteiten. 

Persoonsgegevens kunnen ook worden doorgegeven aan partijen in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Dat is Europa en nog een paar landen. Volgens de wet die je gegevens beschermt is het prima als je gegevens binnen Europa worden gebruikt, maar buiten Europa mag dit volgens de wet niet omdat dan niet zeker is of dit veilig is voor jou. Als wij dus jouw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte opslaan, bewaren of er iets anders mee doen dan beschermen we je gegevens door alleen met partijen te werken die ook jouw privacy beschermen.  We sluiten daarvoor een extra overeenkomst af. Als je hier meer informatie over wilt hebben, stuur dan een berichtje.

Zijn je gegevens veilig bij ons?

We vinden de beveiliging van je persoonsgegevens erg belangrijk. We hebben daarom passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Dat klinkt een beetje vaag, maar het betekent dat tijdens het gebruik van de website en alle functionaliteiten er altijd sprake is van een beveiligde (SSL-) verbinding, en dat we een privacybeleid hebben waarin staat wie er wanneer bij jouw gegevens kan en waarom en dat we back-ups maken van bestanden, op tijd updates installeren en antivirusprogramma’s gebruiken. De videofilmpjes hebben eigen beveiligingsmaatregelen. Deze worden opgeslagen in Azure een van de Microsoft Storage accounts. Klik op deze link voor meer informatie hierover

Een andere maatregel die we hebben ingevoerd om zorgvuldig om te gaan met de inhoud jouw videofilmpjes, of anders gezegd met jouw gegevens, is het laten meekijken door onze moderator. Deze persoon kijkt – steekproefsgewijs – of de videofilmpjes niet schadelijk zijn voor jou of voor ons. Ook kunnen ontvangers van een videofilmpje aangeven als ze de inhoud ongepast vinden. In dat geval wordt je videofilm direct geblokkeerd en nemen we mogelijk contact op met je ouders/verzorgers.

Hoe lang gebruiken we je gegevens?

Zo lang als jij de gegevens beschikbaar houdt voor ons. We bewaren je gegevens zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verzameld. Het is automatisch zo dat na 1 jaar na een Kinderpostzegelactie wij alleen nog gegevens hebben die gaan over een hele school of een hele groep en het aantal bestellingen. Je nickname slaan wij verder niet op en verdwijnt na de actie. Alleen je unieke code bewaren wij.

Na de actie, op 5 oktober 2020, worden je persoonlijke verkoopvideo en je bedankvideo automatisch verwijderd. Of eerder wanneer ons dat gevraagd wordt of wanneer de inhoud niet geschikt is voor publicatie.

Wijzigingen van dit privacystatement

Alles in het leven is veranderlijk. Ook ons privacystatement. Als we een grote wijziging aanbrengen in dit privacystatement die van belangrijke invloed is op jouw rechten of op de toestemming die je ons hebt gegeven, dan zullen wij proberen (als dat kan) om je hier persoonlijk over te informeren. Je kan in ieder geval zien aan het kenmerk en de datum van dit privacystatement of dit ook de versie is die jij eerder hebt gelezen..

Privacystatement voor gebruikers van www.actiekpz.nl, versie 5, september 2020
Stichting Kinderpostzegels Nederland heeft het DDMA-keurmerk ‘Privacy Waarborg’.